- Algemeen
- Wat zijn de categorieën waarin ik publicaties kan aanmelden?
De definities staan als volgt omschreven in het Reglement Uitkeringen :
- Vak- en wetenschappelijke boeken: boeken die primair bedoeld zijn voor studie, de uitoefening van een vak op beroep en voor wetenschappelijk onderzoek.
- Vak- en wetenschappelijke tijdschriften: tijdschriften en periodieken die primair bedoeld zijn voor studie, de uitoefening van een vak of beroep en voor wetenschappelijk onderzoek.
- Educatieve geschriften: geschriften die primair bedoeld zijn voor onderwijs-, opleidings-, cursus-, en lesdoeleinden met uitzondering van het wetenschappelijk onderwijs.
- Kranten: kranten zoals landelijke dagbladen en regionale huis-aan-huisbladen.
- Hoe moet de titelbijlage bij de aanmelding er uit zien?
Wij vragen u om de titelbijlage in ieder geval overzichtelijk te maken. Wilt u daarbij duidelijk aangeven in welke categorie (Vak- en wetenschappelijke boeken, Vak- en wetenschappelijke tijdschriften, Educatieve geschriften of Kranten) een publicatie valt?
We stellen het zeer op prijs als u het ISSN- of ISBN nummer (indien van toepassing) vermeldt.- Mag ik cd’s (bij boeken, of afzonderlijk) ook aanmelden?
U mag cd’s aanmelden als deze onderdeel zijn van de publicatie, bijvoorbeeld als bijlage bij een boek.
Op zichzelf uitgegeven cd’s in de vorm van bijvoorbeeld luisterboeken komen niet voor vergoeding in aanmerking, omdat dit digitale dragers zijn.- Mijn publicatie is alleen verkrijgbaar bij deelname aan een cursus, waarom mag ik deze niet aanmelden?
Een voorwaarde om mee te doen aan de verdeling, is dat de aangemelde publicaties voor het algemene publiek verkrijgbaar zijn. Materiaal dat alleen bij een cursus wordt aangeboden is alleen voor de deelnemers aan de cursus verkrijgbaar en mag daarom niet aangemeld worden.
- Op welk jaar heeft de verdeling ('repartitie') van dit jaar betrekking?
Stichting Reprorecht keert de gelden uit die zij in het jaar daarvoor geïnd heeft bij publieke instellingen en het bedrijfsleven.
Voorbeeld
In 2010 keren we de gelden uit die we in 2009 hebben geïnd. Daarom vragen we u om de titels op te geven waarvoor u in het voorgaande jaar, in dit voorbeeld dus in 2008, inkomsten hebt gehad.
- Kan ik mijn uitgeverij voor voorgaande jaren ook aanmelden?
Nee, dat kan helaas niet. Stichting Reprorecht verdeelt het gehele beschikbare bedrag in één keer.
- Vragen over het opgeven van de omzet
- In de toelichting staat dat een jaarrekening alleen geaccepteerd wordt met een samenstel- of controleverklaring. Dit is veel te veel werk voor mijn kleine uitgeverij.
Uitgeverijen met een netto omzet uit losse verkoop en abonnementen van € 2.000.000 of minder
Deze uitgeverijen kunnen volstaan met een jaarrekening voorzien van een samenstellingsverklaring. Uitgeverijen die een minimale omzet hebben en geen jaarrekening met een samenstellingsverklaring opstellen, kunnen volstaan met een saldibalans voorzien van een handtekening van de directie.
Uitgeverijen met een netto omzet uit losse verkoop en abonnementen van meer dan € 2.000.000
Deze uitgeverijen vragen wij een jaarrekening aan te leveren die is voorzien van een controleverklaring bij de netto omzet (abonnementen en losse verkoop). Dit wil zeggen dat een registeraccountant de netto omzet heeft gecontroleerd.- Mijn vergoeding is erg laag, moet ik toch een jaarrekening aanleveren?
Ja, wij hebben toch uw jaarrekening nodig. Wij berekenen uw vergoeding namelijk aan de hand van de door u opgegeven omzet. Deze omzet wordt gecontroleerd door middel van de jaarrekening.
- Mijn administratie is niet toereikend voor het opleveren van een omzet per titel, kan ik niet de totale omzet opgeven?
Nee, Stichting Reprorecht heeft een omzet per titel nodig om uw vergoeding per categorie te berekenen.
- Vragen over uitkering en specificatie
- Hoe wordt de verdeling tussen de verschillende categorieën gemaakt?
Stichting Reprorecht verdeelt de geïncasseerde bedragen op basis van een verdeelmatrix.
Deze matrix die is opgesteld op basis van onafhankelijk onderzoek, over de hierboven genoemde categorieën.- Hoe wordt mijn aandeel berekend?
Jaarlijks stelt Stichting Reprorecht de voor verdeling beschikbare bedragen per categorie ter beschikking aan de uitgevers die zich hebben aangemeld voor de verdeling.
De uitgevers ontvangen naar rato van de aangetoonde omzet een door de externe registeraccountant vastgesteld aandeel.- Waarom is mijn aandeel zoveel kleiner/groter dan vorig jaar?
Dit kan verschillende oorzaken hebben.
- Misschien heeft Stichting Reprorecht in het voorgaande jaar meer of minder geïncasseerd dan in eerdere jaren?
- Misschien heeft uw uitgeverij in het voorgaande jaar een hogere of lagere omzet gehad dan in eerdere jaren?
- Misschien is de verhouding van de omzet van uw uitgeverij in relatie tot de omzet van andere uitgeverijen veranderd? Als andere uitgevers een hogere omzet halen, groeit hun aandeel.
- Vragen over aftrek van accountantskosten
- Hoeveel accountantskosten mag ik nu aftrekken?
U mag maximaal 10% van de vergoeding die u van Stichting Reprorecht heeft ontvangen aftrekken, met een maximum van € 500,-.
Voorbeeld 1
U hebt een vergoeding ontvangen van € 10.000,- en u hebt
€ 600,- accountantskosten gemaakt.
10% van € 10.000,- is € 1.000,-. Het maximum is echter
€ 500,- dus mag u € 500,- aftrekken.
Voorbeeld 2
U hebt een vergoeding ontvangen van € 900,-. U hebt € 100,- accountantskosten gemaakt. 10% van € 900,- is € 90,-.
U hebt weliswaar € 100,- accountantskosten gemaakt, maar het maximum is 10%, dus mag u € 90,- aftrekken.
- Waar mag ik de accountantskosten van aftrekken? Van de totale vergoeding voor tekstwerken, of van het auteursdeel?
Het toegestane bedrag dient u af te trekken van het totaal. Dus vóór verdeling in een uitgevers- en auteursdeel.
Voorbeeld
Uw vergoeding bedraagt € 10.000,-. U heeft € 300,- accountantskosten gemaakt.
Dit trekt u af van het totaal : € 10.000,- - € 300,- = € 9.700,-.
€ 9.700,- / 2 = € 4.850,-. U dient € 4.850,- door te betalen aan uw freelance auteurs.
- Ik ben een kleine uitgeverij (omzet < € 2.000.000), maar heb toch accountantskosten gemaakt. Mag ook ik deze aftrekken?
Ja, alle uitgeverijen mogen hun accountantskosten aftrekken.
Ook voor de kleine uitgeverijen geldt dat het af te trekken bedrag maximaal 10% van de vergoeding mag bedragen met een maximum van € 500,-.- Hoe zit het met btw over de ingehouden administratiekosten?
In alle gevallen waarin de uitgever de btw gecompenseerd krijgt, hoort hij dit bedrag ook weer te verdelen onder de makers. U voegt de terug te vorderen btw over de ingehouden administratiekosten toe aan de te verdelen vergoeding. Ook na het toevoegen van de btw dient tenminste 50% van de totaal ontvangen reprorechtvergoeding verdeeld te worden onder de makers.
- Vragen over de doorbetaling aan auteurs
- Moet de uitgever aan alle auteurs doorbetalen of alleen aan de freelancers?
De uitgever hoeft alleen door te betalen aan freelancers.
Toelichting
De uitgever is verplicht om ten minste 50% van de ontvangen reprorechtgelden door te betalen aan de auteursrechtelijke makers:- Als de auteur in loondienst is bij de uitgever, dan geldt de uitgever zelf als maker.
- Als de auteur als freelancer werkzaam is dan geldt de auteur als maker.
- Wat verstaat Stichting Reprorecht onder een freelance auteur?
Een freelancer is iemand die voor steeds wisselende opdrachtgevers bepaalde werkzaamheden verricht. De juridische term voor freelanceovereenkomst is de overeenkomst van opdracht (artikel 7:400 lid 1 BW) en bevat de volgende elementen:
- er wordt opdracht gegeven,
- er wordt werk (een dienst) verricht,
- het werk geschiedt buiten dienstbetrekking,
- er wordt een bepaalde prijs betaald als contraprestatie.
Het feit dat de freelanceovereenkomst gelijk wordt gesteld met de overeenkomst van opdracht betekent niet dat er geen sprake zou kunnen zijn van een arbeidsovereenkomst. Bepalend daarvoor is de vraag of de freelancer volkomen zelfstandig en in vrijheid zijn werk kan doen, dus zonder dat er sprake is van een gezagsverhouding. De mate waarin de freelancer ondergeschikt is aan de opdrachtgever, is bepalend voor de vraag of er sprake is van een arbeidsovereenkomst of van een freelanceovereenkomst. De volgende elementen, die kunnen blijken uit de overeenkomst van opdracht, zijn aanwijzingen voor de zelfstandige en vrije positie van de freelancer:
- voldoende vrijheid bij de bepaling van de inhoud van het werk,
- vrijheid bij bepaling van werktijd en arbeidsplaats,
- de vrijheid om voorgestelde opdrachten te weigeren,
- de vrijheid om elders opdrachten te aanvaarden,
- per opdracht worden prijsafspraken gemaakt.
- Hoe moet ik doorbetalen, welke systematiek moet ik hierbij gebruiken?
De uitgever is verplicht om ten minste 50% van de ontvangen reprorechtgelden door te betalen aan de auteursrechtelijke makers van de in het voorafgaande jaar uitgegeven werken. Stichting Reprorecht keert de te ontvangen vergoeding uit naar categorie (vak- en wetenschappelijke boeken, vak- en wetenschappelijke tijschriften, educatieve geschriften en kranten) door middel van een door de stichting vast te stellen verdeelsleutel. De som van de te verdelen reprorechtvergoeding dient onder de auteurs te worden verdeeld naar rato van het uitgekeerde honorarium en/of het aantal gepubliceerde pagina’s. Hieronder drie versimpelde rekenvoorbeelden.
Rekenvoorbeeld 1: doorbetaling naar rato van uitgekeerd honorarium
Een uitgever van vak- en wetenschappelijke boeken heeft van Stichting Reprorecht een vergoeding van € 5.200,- ontvangen. Na aftrek van accountantskosten en toevoeging van terug te vorderen btw bedraagt het voor verdeling beschikbare bedrag € 5.000,-. Van dit bedrag dient 50% doorbetaald te worden, het auteursdeel bedraagt dus € 2.500,-.
In het voorgaande jaar hebben 10 freelance auteurs een bijdrage geleverd aan publicaties van de uitgever. 5 auteurs ontvingen € 500,- honorarium,- en 5 auteurs ontvingen € 300,- honorarium. In totaal ontvingen deze 10 auteurs € 4.000,- honorarium (5 * € 500,- + 5 * € 300,-).
De 5 auteurs die € 500,- honorarium ontvingen, hebben recht op een auteursdeel van elk € 312,50. De 5 auteurs die € 300,- honorarium ontvingen, hebben recht op een auteursdeel van elk € 187,50.
Berekening:
€ 4.000,- / € 500,- = factor 8 € 2.500,- / 8 =
€ 312,50
€ 4.000,- / € 300,- = factor 13.333 € 2.500,- / 13.333 =
€ 187,50
Rekenvoorbeeld 2: doorbetaling naar rato van aantal gepubliceerde pagina’s
Een uitgever van educatieve geschriften heeft van Stichting Reprorecht een vergoeding van € 12.500,- ontvangen. Na aftrek van accountantskosten en toevoeging van terug te vorderen btw bedraagt het voor verdeling beschikbare bedrag € 10.000,-. Van dit bedrag dient 50% doorbetaald te worden, het auteursdeel bedraagt dus € 5.000,-.
In het voorgaande jaar hebben 30 freelance auteurs een bijdrage geleverd aan publicaties van de uitgever. 10 auteurs hebben 10 pagina’s aangeleverd voor de publicaties, 10 auteurs hebben 15 pagina’s aangeleverd voor de publicaties en 10 auteurs hebben 50 pagina’s aangeleverd voor de publicaties. In totaal hebben deze 30 auteurs 750 pagina’s aangeleverd voor de publicaties (10 * 10 + 10 * 15 + 10 * 50)
De 10 auteurs die 10 pagina’s hebben aangeleverd, hebben recht op een auteursdeel van elk € 66,67.
De 10 auteurs die 15 pagina’s hebben aangeleverd, hebben recht op een auteursdeel van elk € 100,-.
De 10 auteurs die 50 pagina’s hebben aangeleverd, hebben recht op een auteursdeel van elk € 333,33.
Berekening:
750 pagina’s / 10 pagina’s = factor 75 € 5.000,- / 75 =
€ 66,67
750 pagina’s / 15 pagina’s = factor 50 € 5.000,- / 50 =
€ 100,-
750 pagina’s / 50 pagina’s = factor 15 € 5.000,- / 15 =
€ 333,33
Rekenvoorbeeld 3: doorbetaling in meerdere categorieën
Een uitgever van vak- en wetenschappelijke boeken en educatieve geschriften heeft van Stichting Reprorecht een totale vergoeding ontvangen van € 25.000,-. € 15.000,- in de categorie vak- en wetenschappelijke boeken en € 10.000,- in de categorie educatieve geschriften. De accountantskosten en btw dienen aan de top naar rato van het bedrag per categorie verrekend te worden. Na aftrek van accountantskosten en toevoeging van terug te vorderen btw bedraagt het voor verdeling beschikbare bedrag voor vak- en wetenschappelijke boeken € 9.000,- en voor educatieve geschriften € 14.000,- . Van deze bedragen dient afzonderlijk 50% doorbetaald te worden, het auteursdeel voor vak- en wetenschappelijke boeken bedraagt € 4.500,- en voor educatieve geschriften
€ 7.000,-.
In het voorgaande jaar hebben 150 freelance auteurs een bijdrage geleverd aan publicaties van de uitgever. 50 auteurs aan de publicaties van vak- en wetenschappelijke boeken en 100 auteurs aan de publicaties van educatieve geschriften. De 50 auteurs van de vak- en wetenschappelijke boeken ontvingen elk € 100,- honorarium. 50 auteurs van de educatieve geschriften ontvingen
€ 250,- honorarium en 50 auteurs van deze categorie ontvingen € 500,- honorarium.
In totaal hebben de 50 auteurs van vak- en wetenschappelijke boeken € 5.000,- honorarium ontvangen (50 * € 100,-). De 100 auteurs van educatieve geschriften hebben in totaal
€ 37.500,- (50 * € 250,- + 50 * € 500,-) honorarium ontvangen.
De 50 auteurs van vak- en wetenschappelijke boeken die
€ 100,- honorarium ontvingen, hebben recht op een auteursdeel van elk
€ 90,- .
Berekening categorie vak- en wetenschappelijke boeken:
€ 5.000,- / € 100,- = factor 50 € 4.500,- / 50 = € 90,-
De 50 auteurs van educatieve geschriften die € 250,- honorarium ontvingen, hebben recht op een auteursdeel van elk € 46,67.
De 50 auteurs van educatieve geschriften die € 500,- honorarium ontvingen, hebben recht op een auteursdeel van elk € 93,33.
Berekening categorie educatieve geschriften:
€ 37.500,- / € 250,- = factor 150 € 7.000,- / 150 =
€ 46,67
€ 37.500,- / € 500,- = factor 75 € 7.000,- / 75 =
€ 93,33- Hebt u een rekenmodel dat ik voor de doorbetaling kan gebruiken?
Ja, u kunt een rekenmodel hier downloaden. In het rekenmodel wordt zowel de mogelijk getoond om de vergoeding per auteur te berekenen op basis van het honorarium als op basis van het aantal geschreven pagina’s.
- Onze freelance auteurs hebben hun auteursrechten overgedragen aan ons, de uitgever. Wij hoeven het auteursdeel dan niet door te betalen, toch?
Jawel: ondanks dat de freelance auteurs de auteursrechten hebben overgedragen aan de uitgever, hebben zij recht op het auteursdeel.
Het uitgangspunt voor de verdeling tussen maker en uitgever is een 50-50 verhouding, waarvan niet ten nadele van de maker mag worden afgeweken, zelfs niet nadat hij zijn auteursrecht heeft overgedragen (zie art. 4.12 Reglement Uitkeringen)- Ik ben uitgever van kranten, moet ik ook een deel doorbetalen aan mijn freelance auteurs?
Nee, als uitgever van kranten hoeft u de ontvangen reprorechtvergoeding niet door te betalen aan de freelance auteurs. Het auteursdeel is namelijk al door Stichting Reprorecht ingehouden en uitgekeerd aan Stichting Lira. Die zorgt voor uitkering aan freelance journalisten.
- Wij hebben een heel groot aantal freelance auteurs en het is ondoenlijk om hun allemaal een deel door te betalen. Wat nu?
U kunt de vergoeding voor auteurs terugstorten in het Auteursfonds, mits u minder dan € 15,- per individuele auteur beschikbaar hebt.
Wij bieden uitgevers die een relatief geringe uitkering krijgen (minder dan € 5.000,- bruto) de mogelijkheid om het auteursdeel (50%) direct bij de stichting te laten ten bate van het Auteursfonds, onder de aantekening dat de auteurs hierover nadrukkelijk worden geïnformeerd en uiteraard met toestemming van Stichting Reprorecht.- Wij kunnen aan een aantal auteurs de vergoeding niet doorbetalen (verblijfplaats onbekend, of ze reageren niet), mogen we het restant terugstorten?
Als doorbetaling onmogelijk is, dan kunt u deze gelden terugstorten in het Auteursfonds.
- Hoeveel tijd heb ik om de ontvangen vergoeding door te betalen aan mijn auteurs?
De ontvangen reprorechtvergoedingen dienen binnen 9 maanden doorbetaald te zijn aan de rechthebbende makers.
De uitgever heeft dus steeds tot en met september de tijd om de vergoeding door te betalen met een dispensatiemogelijkheid tot uiterlijk 12 maanden. In dat laatste geval wordt dan overigens ook de volgende uitkering opgeschort tot uiterlijk 12 maanden.- Wat is het rekeningnummer van het Auteursfonds?
U kunt het bedrag ten behoeve van het Auteursfonds overmaken op:
Bankrekeningnummer: 65.35.51.983
Ten name van: Stichting Reprorecht te Hoofddorp
Onder vermelding van: Auteursfonds/[Referentienummer] en [Repartitiejaar]
- Overige vragen van uitgevers
- Waarom wordt het uitgeversdeel voor publiekstijdschriften niet naar de uitgever overgemaakt? Waar kan ik als uitgever van dit materiaal aankloppen voor een vergoeding?
Het bedrag dat gemiddeld per jaar beschikbaar is voor uitkering in deze categorie is bescheiden. Daarom wordt het uitgeversdeel voor publiekstijdschriften uitgekeerd aan het Nederlandse Uitgevers Verbond (NUV).
Het NUV besteedt deze gelden aan collectieve bestemmingen. Welke doelen dit zijn, kunt u vinden in het jaarverslag van Stichting Reprorecht.- Hoe zit het met digitaal kopiëren, waarom krijg ik daar geen vergoeding voor?
Stichting Reprorecht heeft (nog) geen mandaat om gelden te incasseren voor digitaal gebruik van auteursrechtelijk beschermd materiaal. De vergoedingen die publieke instellingen en het bedrijfsleven betalen aan Stichting Reprorecht betreffen uitsluitend het kopiëren van papier naar papier. Vandaar dat wij u voor het digitaal reproduceren van uw werk (nog) geen gelden kunnen uitkeren.
- Hoe is de repartitiemethodiek tot stand gekomen?
Stichting Reprorecht is opgericht in 1974 door organisaties van auteurs en uitgevers. De repartitiemethodiek vindt zijn grondslag in het zogeheten ‘Reglement Uitkeringen’. Stichting Reprorecht verdeelt de reprorechtvergoedingen naar rato onder auteurs en uitgevers, op basis van dit door de minister van Justitie goedgekeurde ‘Reglement Uitkeringen’. Het College van Toezicht Auteursrecht (CvTA) rapporteert aan de minister van Justitie over de activiteiten van Stichting Reprorecht.
Misschien bent u het niet eens met een beslissing. Onder Klachten en bezwaren leest u welke mogelijkheden er zijn om in beroep te gaan.